重要通知

尊敬的参会代表

如果您想预订到满意的酒店住房，请务必于2008年7月1日前通过网上订房系统完成预订并交纳相应费用。

已经做了住房预订而没有付住房预定金的代表，请在2008年7月1日前补交住房预定金，否则不能保证住房预订。

第十四届世界地震工程大会
会议服务组

关于停止接收九华山庄酒店九区预订住房的通知

各位参加第十四届世界地震工程大会的代表：

九华山庄酒店九区的会议用房已全部预订完毕。凡是2008年５月23日（含23日）前通过银行转帐、邮局汇款或交纳支票的代表，你们所预订的九区房间是有效的。我们已对或将对这部分的代表发放九区房间收费的确认信。

在2008年5月23日前仅预订但尚未交款的代表，请联系我们改订九区之外的房间。不便之处，敬请谅解！　

　　　　　　　　　　　第十四届世界地震工程大会
组委会

亲爱的代表：

第十四届世界工程大会是地震工程界最高级别的盛会。引起国内外业界广泛关注。目前大会学术组已收到论文4800余份，报名参加会议的人已达2000余人。

由于此会举办的地点位于北京九华山庄，距市区约一个小时的车程，而九华山庄酒店能为会议代表提供的住宿房间数量有限，如您需要预定酒店，请尽快在网上填写酒店预订信息并尽早缴纳房费。由于大会日程尚未出台，有的代表无法确认住店的天数，如果代表是住单人间或住双人间并已找到同时入、离店的合住人，也可先交纳一夜住房押金。

在收到房费后，大会秘书处将尽可能的保证您所选定的房型。

第十四界地震工程大会秘书处

一. 住宿预定

1. 本届会议由北京嘉和国际旅行社有限责任公司（以下简称嘉和国旅）负责代表会议期间在九华山庄的用房。请代表认真填写网上的订房表格并于2008年7月1日前，将住宿费汇款到北京嘉和国旅。
   联系人：  任艳莉       电话：64096618     传真：64096698 
   地址：北京市东城区东四十条甲22号南新仓商务大厦A座702号  邮编：100007
   电子邮箱： renyl@14wcee.org
2. 嘉和国旅将按照交纳房费的时间顺序，按先来先满足的原则为代表安排住宿。只有收到住宿费后，代表的住宿预订才能有效。
3. 选择住双人间的代表，可以自行选择合住人并请在订房表中，填写合住人的姓名及单位。代表选择的合住人在规定的时间内没有交费，我们将为代表另外安排合住人。
   无法自行找到合住人的代表，我们会尽力为代表安排合住人。
4. 所有房价中均含早餐
5. 原则上代表的入住时间为 2008年10月12日12：00以后，离店是间为2008年10月17日12：00以前。

二. 预付房款

1. 住单人间的代表，即可交纳一夜房费做预订金，也可交纳全部住宿天数的房费。
2. 选择住双人间的代表，因涉及拼房，均需要提前交纳全部住宿天数的房款。
   例如：选择2008年10月12日入店，2008年10月17日离店。以160元/床/夜为例，代表应交全部住宿费的计算方式是：
   160元×5夜=800元

三. 发票

1. 北京嘉和国际旅行社只是代酒店收取住宿费，不负责为代表开具发票。请代表在会议结束离店前，自行前往酒店前台开具发票。嘉和国旅收到代表的住宿费后，将通过电子邮箱发出收款确认信。届时请代表持此确认信前往酒店办理入住手续。
2. 请代表在网上认真填写需开发票的内容，这样能有效的缩短办理离店手续的时间。

四. 付款方式

1. 银行汇款
   开户名称：　北京嘉和国际旅行社有限责任公司
   开户帐号：　819400036722
   开户银行：　华夏银行北京东四支行
   请你将汇款单扫描或复印后标明14WCEE和你的姓名，通过电子邮件（renyl@14wcee.org）或传真(010-51690507)给我们。否则可能无法在数据库中找到你的相关信息。
2. 邮局汇款
   收款人地址：　 北京市东城区东四十条甲22号，南新仓商务大厦A座702号。
   北京嘉和国际旅行社有限责任公司14WCEE
   邮    编 ：    100007            收款人：   任艳莉 
   请你在汇款单上一定标明14WCEE和你的姓名，否则可能无法在数据库中找到你的相关信息。
3. 支 票（本市代表）
   请将支票直接送到:北京市东城区东四十条甲22号，南新仓商务大厦A座702号
   北京嘉和国际旅行社有限责任公司14WCEE。
4. 现 金
   请将现金直接送到:北京市东城区东四十条甲22号，南新仓商务大厦A座702号
   北京嘉和国际旅行社有限责任公司14WCEE。
5. 信用卡
   所有国内银行发行的无密码要求的银联卡均可使用。请通过付款页面将信用卡的有关数据提交给我们，工作人员将用人工方式操作，而不使用在线付款方式。由于代表的信用卡信息将通过网络上传，因此请代表慎重操作

五.  退款申请及退款方法

1. 通过银行转帐的汇款，还需通过银行退款。
   如需退款，请告知退款单位的开户名称、开户帐号、开户银行。
2. 交支票的代表，只能退还支票
3. 邮局汇款可在会议期间办理退款、
4. 交现金的代表，可退还现金、
5. 用信用卡交费的代表，只能退费到信用卡中。